Mitarbeiter Office Management & Empfang (m/w/d)

in Vollzeit (40 Std./Woche)

Büro in Freiburg nur zwei Gehminuten von Bus und Bahn entfernt – Tiefgaragenstellplätze vorhanden

Ergonomische Büroausstattung mit höhenverstellbarem Schreibtisch

Zentrale Anlaufstelle für unsere Kunden, Interessenten sowie Kolleginnen und Kollegen

Über uns

Loy & Hutz ist ein Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Freiburg im Breisgau. Unser Erfolg liegt in unserer außergewöhnlichen Softwareplattform waveware® – eine Datenbanklösung, in der beliebig viele Softwarelösungen nach Bedarf wie in einem Einschubsystem schnell und einfach integriert werden können.

Unsere Software wird in Konzernen, Unternehmen, Krankenhäusern und Behörden eingesetzt. Im Bereich Facility Management (CAFM) verwalten und organisieren unsere Kunden Gebäude, Prozesse und Aufgaben mit waveware® und werden dabei – nach ihren Bedürfnissen – durch unterschiedlichste Module wie z. B. dem Flächen-, Miet- oder Umzugsmanagement unterstützt.

Werde Teil unseres Office Management Teams am Standort Freiburg und übernimm spannende Aufgaben rund um das Thema Büromanagement.

Deine Aufgaben

Als Teil des Office Management Teams bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kunden, Partner, Gäste sowie Kolleginnen und Kollegen – ob vor Ort, telefonisch, per Mail oder MS Teams Chat.
Du betreust unsere Telefonzentrale sowie den Empfangsbereich, koordinierst und optimierst Büroabläufe und stellst dadurch einen reibungslosen Bürobetrieb sicher.
Du versendest Auftragsbestätigungen, erstellst neue Wartungsverträge für unsere Kunden und unterstützt unseren Vertrieb.
Du bist Key User unserer eigenen waveware® Version und nutzt Module wie z. B. Schlüssel- und Vertragsverwaltung oder Raumreservierung.
Du wirkst bei der Abwicklung und Verwaltung unseres Fuhrparks mit.
Du planst und organisierst unsere internen Firmenevents wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge.
Du buchst Geschäftsreisen, verwaltest und bestellst unser Büromaterial sowie andere Verbrauchsmaterialien und hast einen Blick für das Erscheinungsbild unserer Räumlichkeiten.

Dein Profil

Du hast eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine ähnliche Qualifikation.
Vorzugsweise bringst du Berufserfahrung im Büromanagement oder Assistenzbereich mit.
Du kommunizierst sowohl fließend auf Deutsch als auch sehr gut auf Englisch – mündlich wie schriftlich.
Du bist versiert im Umgang mit den MS Office Anwendungen und gehst sicher mit unterschiedlichsten Softwaretools (z. B. ERP- oder CRM-Systemen) um.
Als serviceorientierte und kommunikative Persönlichkeit überzeugst du mit einem souveränen und freundlichen Auftreten.
Du zeichnest dich durch eine strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise aus und kannst mehrere Aufgaben effizient priorisieren und koordinieren.

Warum Loy & Hutz?

Ideale Größe – Mit 140 Mitarbeitenden zu klein für hierarchisches Abteilungsdenken, aber groß genug, um viel zu erreichen
Sicher & zukunftsorientiert – Eigenfinanziert, eigentümergeführt und bereits heute die Softwarewelt von morgen im Blick
Etabliert – Über 1.000 branchenübergreifende Kunden (Konzerne, Unternehmen, Behörden, Krankenhäuser)
Team – Dich erwartet eine familiäre Arbeitsatmosphäre mit sympathischen und motivierten Kolleginnen und Kollegen
Benefits –Massagen, Hansefit, JobRad, Kaffee, Obst, attraktive Firmenausflüge nach Barcelona, Porto, etc.
Standorte – Attraktive Standorte in Freiburg im Breisgau (Hauptsitz), Hamburg, Löhne und Dinslaken sowie Portugal und Armenien