Herausforderungen und Tipps
Einführung eines Softwaresystems
Anwenderinnen und Anwender dürfen nicht im Unklaren gelassen werden, wenn es um die Einführung eines Softwaresystems geht. Werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht ausreichend über die Bedeutung der Software-Einführung für sie und das Unternehmen informiert, droht ein erheblicher Motivationsverlust.
Kommunizieren Sie bereits vor der Einführung der Software, welcher Nutzen aus dem neuen System resultiert (zum Beispiel Prozessoptimierung, Auswertungsmöglichkeiten, Einsparpotenzial) und begründen Sie damit einen eventuellen anfänglichen Mehraufwand.
Anwenderinnen und Anwender sollten bei der Systemauswahl nicht übergangen werden. Werden sie nicht in den Entscheidungsprozess einbezogen, kann sich dies in Ablehnung gegenüber der neuen Software zeigen. Wird das System nicht akzeptiert, wird es eventuell nur widerwillig, unzureichend oder gar nicht genutzt.
Bieten Sie zukünftigen Schlüsselanwenderinnen und ‑anwender ein Mitspracherecht bei der Auswahl des neuen Softwaresystems an. So stellen Sie sicher, dass die Interessen aller beteiligten Unternehmensbereiche gleichwertig beachtet werden. Das steigert die Akzeptanz für das neue Softwaresystem und fördert dessen Einsatz in der Praxis.
Wird ein Softwaresystem zu schnell ausgerollt und produktiv geschaltet, droht Chaos. Viele Probleme und Fragen tauchen gleichzeitig auf, die IT-Abteilung ist überfordert. Das Projekt kann sich schnell verzögern. Ein chaotischer Start kann eine negative Haltung gegenüber der neuen Software verursachen.
Werden Power-Userinnen und ‑User vorab geschult, können Sie die IT-Abteilung beim Einlernen des restlichen Teams unterstützen. Zudem tauchen bereits erste Fragen und Probleme auf, die frühzeitig geklärt werden können. Dies entlastet Ihre IT-Abteilung. Die reibungslose Einführung der Software bringt eine positive Grundhaltung gegenüber dieser mit sich.
Erfolgt die Software-Einführung parallel zum Tagesgeschäft, bleibt wenig Zeit, um den Nutzenden die Funktionsweise oder die Bedienung zu erklären. Muss man sich durch trockene Beschreibungen eines mehrseitigen Handbuchs quälen, kommt schnell Frust auf. Die Kommunikationsmaßnahmen sind somit nicht erfolgversprechend und verfehlen die Zielgruppe.
Denken Sie daran, dass Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oft nur wenig Zeit neben dem Tagesgeschäft zur Verfügung steht. Passen Sie also alle Kommunikationsmaßnahmen zur Schulung auf Ihre Zielgruppe an: Mit kurzen News, How-to-Videos, Infografiken, Wikis oder FAQs können Informationen schnell konsumiert und einfach geteilt werden. Visualisierte Inhalte bleiben meistens besser im Gedächtnis als seitenlange Texte.
Größere Software-Anwendungen – wie CAFM-Systeme – richten sich häufig an unterschiedliche Anwendungstypen. Neben Power-Userinnen und ‑Usern, die täglich intensiv mit der Software arbeiten, gibt es Gelegenheitsanwenderinnen und -anwender, die hin und wieder eine kleine Funktion nutzen. Alle Anwenderinnen und Anwender gleich zu behandeln ist ineffektiv.
Intensive Schulungen und persönliche Betreuung machen Power-Userinnen und ‑User zu internen Anlaufstellen zur Problemlösung. Bei Gelegenheitsanwenderinnen und ‑anwendern sollte der Fokus auf dem schnellen Auffinden von Kurzerklärungen liegen. Außerdem sollten ihnen die internen Anlaufstellen bekannt sein. So können die verschiedenen Anwendungsgruppen voneinander profitieren und werden effizient auf das neue System vorbereitet