SIGN
Digitale Signatur
Verträge, Anträge, Formulare u.v.m. in waveware® per digitaler Unterschrift unterzeichnen – papierlos, ortsunabhängig und mit hoher Beweiskraft.
Verträge, Anträge, Formulare u.v.m. in waveware® per digitaler Unterschrift unterzeichnen – papierlos, ortsunabhängig und mit hoher Beweiskraft.
Verträge unterzeichnen, Bestellungen beauftragen, Ausleihen und Rückgaben bestätigen – häufig ist die Unterschrift berechtigter Personen erforderlich. Zeitaufwendiges Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen war gestern: SIGN ermöglicht die Nutzung digitaler Signaturen in waveware® per Touchscreen, mobilem Endgerät oder Unterschriftenpad – zum Beispiel von signotec. So unterzeichnen Sie Dokumente und Anträge ganz einfach papierlos, ortsunabhängig und mit hoher Beweiskraft dank des Einsatzes fortgeschrittener elektronischer Signaturen (FES). Das beschleunigt Ihre Unternehmensprozesse und schont nebenbei auch noch die Umwelt.
In Kooperation mit
Das Unterzeichnen von Dokumenten oder die Bestätigung von Prozessen durch eine Unterschrift ist in vielen täglichen Arbeitsabläufen notwendig. SIGN ermöglicht die Nutzung digitaler Signaturen in waveware® per touch- oder stifteingabefähigen Endgeräten wie Laptops, Tablets, Smartphones oder Unterschriftenpads. Damit können Sie Unterschriften in viele waveware® Prozesse vollständig digitalisiert integrieren und das ohne Medienbruch – also ohne den Wechsel von einem digitalen Gerät zu einem ausgedruckten Dokument. Hierzu wird das gewünschte Dokument in waveware® mithilfe des integrierten Formulargenerators erzeugt und zur Unterzeichnung als PDF-Datei an die signoSign/Universal-Software übergeben. Für die Nutzung der Software signoSign/Universal ist eine separate Lizenz erforderlich (erhältlich als Cloud-Abonnement oder On-Premises-Lösung). Nachdem die digitale Signatur getätigt wurde, wird das unterzeichnete Dokument in waveware® im Dokumentenmanagementsystem (DMS) an das entsprechende Objekt bzw. an den jeweiligen Prozess angehängt.
Basierend auf den erforderlichen ISO-Standards und der eIDAS-Verordnung signieren Sie Ihre Dokumente in SIGN mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) für eine hohe Beweiskraft. Die digital unterzeichneten PDF-Dokumente werden mit zwei Zertifikaten versehen. Das Signing Certificate gewährleistet die Revisionssicherheit und Integrität. Das Biometrie-Zertifikat verschlüsselt die erfassten Schriftdaten. Ein eindeutiger Hashwert verbindet alle Daten, sodass diese nicht mehr trennbar sind. Unbemerkte nachträgliche Änderungen des Dokuments sind damit unmöglich, da diese den Hashwert verändern und das Dokument ungültig wird.
Alle in SIGN signierten Dokumente erfüllen die erforderlichen Standards und Verordnungen. Dabei geben ISO 19005-1:2005 und ISO 32000-1:2008 Standards für die Langzeitarchivierung von elektronisch erstellten Dokumenten vor. Sie stellen damit die langfristige Lesbarkeit, Integrität und konsistente Darstellung von PDF-Dokumenten sicher – unabhängig von Software, Hardware oder Betriebssystem. Seit dem 1. Juli 2016 legt die EU-Verordnung eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) einheitliche Regeln für die elektronische Identifizierung, elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und andere vertrauenswürdige Dienste fest. Damit soll das Vertrauen in elektronische Transaktionen gestärkt werden. Dies erleichtert die sichere Nutzung von Online-Diensten und der elektronischen Kommunikation in der gesamten EU.
Die eIDAS-Verordnung unterteilt elektronische Signaturen in drei verschiedene Qualitätsstufen. Das sind die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). SIGN erfüllt mit signoSign/Universal die Anforderungen der fortgeschrittenen elektronische Signatur (FES). Diese verfügt über einen sehr hohen Beweiswert. Im Vergleich zur qualifizierten elektronischen Signatur ist die vorherige Authentifizierung der unterzeichnenden Person nicht erforderlich. Dennoch kann festgestellt werden, ob ein Dokument nach der Unterschrift verändert wurde.
SIGN nutzt die moderne Technologie der signotec-Softwarelösungen zur Einbindung digitaler Signaturen in waveware®. In Kombination mit signoSign/Universal läuft die Verarbeitung zentral in der signotec-Cloud ab. Auf Wunsch kann auch eine lokale Cloud im eigenen Unternehmensnetzwerk eingerichtet werden (On-Premises). Beide Varianten ermöglichen eine bequeme Anbindung beliebiger touch- oder stifteingabefähiger Geräte. Neben den SIGN-Lizenzen ist jeweils eine Lizenzierung der entsprechenden signotec-Software notwendig.
Für eine besonders hohe Beweiskraft lassen sich optional signotec-Unterschriftenpads einsetzen. Unterschriftenpads von signotec ermöglichen die qualitativ hochwertige Erfassung visueller und biometrischer Merkmale. Der Einsatz von signotec-Unterschriftenpads setzt einen USB-Anschluss und die Installation der entsprechenden signotec-Software auf dem eingesetzten Endgerät voraus.
Dokumente, die es zu unterschreiben gilt, müssen dank SIGN nicht mehr ausgedruckt und erneut digitalisiert werden. Die digitale Signatur per Touch- oder Stifteingabe spart damit wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen. Zudem können Dokumente ortsunabhängig von Ihren Kolleginnen und Kollegen unterzeichnet werden. Die zu unterzeichnenden Dokumente stehen direkt bereit und lassen sich beispielsweise im Homeoffice digital unterschreiben – ohne Wartezeit und Mehrkosten durch Postversand oder Fahrt zum Büro.
Die Einbindung einer digitalen Signatur ist bereits für zwei waveware® Anwendungen verfügbar. Nutzen Sie SIGN in Kombination mit der optionalen Anwendung INSTRUCTION EVENTS, um Geräte-Einweisungen nicht nur digital zu planen, sondern auch per digitaler Signatur von den Teilnehmenden bestätigen zu lassen. Eine weitere Anwendung, in der SIGN bereits zum Einsatz kommt, ist die Verleihsoftware OBJECT RENTAL. Mit dieser gehört das Ausdrucken von Dokumenten zur Bestätigung bei einem Verleih der Vergangenheit an.
Viele weitere Einsatzbereiche sind bereits in der Entwicklung: Unterschreiben Sie künftig zum Beispiel Verträge, quittieren Sie die Entgegennahme und Rückgabe von Schlüsseln oder bestätigen Sie die Durchführung von Aufträgen, Wartungen, Reinigungen und vielem mehr.
