DOCUMENT IMPORTER
Dokumentenimporter
Automatisierte Dokumentenverarbeitung in waveware®. Import von Dateien inkl. Verknüpfung mit bestehenden Datensätzen, Neuanlage oder Terminfortschreibung.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung in waveware®. Import von Dateien inkl. Verknüpfung mit bestehenden Datensätzen, Neuanlage oder Terminfortschreibung.
Der Dokumentenimporter erweitert das in waveware® standardmäßig enthaltene Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Hinblick auf eine voll- bzw. teilautomatisierte Dokumentenverarbeitung. Importieren Sie beliebige Dokumentenarten in wenigen Schritten – manuell oder automatisiert in einem definierbaren Intervall. Dabei werden die importierten Dokumente den bestehenden Datensätzen zugeordnet. Alternativ lassen sich anhand der Informationen in den Dateinamen in Kombination mit den Festlegungen der Importvorschriften automatisiert neue Datensätze anlegen und ggf. Termine fortschreiben.
Die Verwaltung und Ablage von Dokumenten können besonders bei großen Mengen sehr aufwendig werden. Um dies zu vermeiden, erweitert der optionale Dokumentenimporter das standardmäßig in waveware® integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) um wichtige Funktionen: Die Anwendung unterstützt Sie sowohl beim Import als auch bei der Verknüpfung von großen Dokumentenmengen. Neue Datensätze zu Räumen, Anlagen oder Personal können auf Basis der zu importierenden Dokumente automatisiert angelegt werden. Stehen bereits Datensätze zur Verfügung, werden Dokumente importiert und automatisiert zugeordnet. DOCUMENT IMPORTER unterstützt beliebige Dateiformate – mit wenigen Klicks lassen sich damit zum Beispiel Bilder, Prüfprotokolle, Verträge, Reinigungspläne oder Rechnungen in waveware® importieren und mit vorhandenen Datensätzen verknüpfen. Vor dem Import bietet der Dokumentenimporter die Möglichkeit, die Dateinamen per Massendatenverarbeitung anzupassen und zu strukturieren, um eine optimale Datenbasis zu erhalten.
Der Dokumentenimporter erleichtert den Import großer Mengen an Dateien in waveware®. Dokumente wie Bilder, Prüfprotokolle, Verträge, Reinigungspläne, Rechnungen und viele andere können dabei automatisiert importiert und mit bestehenden Datensätzen verknüpft werden. Alle Informationen zur Verarbeitung der Dateien werden aus deren Namen ausgelesen. Haben Sie beispielsweise Ihre bereits erfassten Anlagen nachträglich fotografiert, bietet der Dokumentenimporter die schnellste und einfachste Möglichkeit, die neuen Bilder in wenigen Schritten zu importieren und den Datensätzen Ihrer Anlagen im waveware® Dokumentenmanagementsystem (DMS) zuzuordnen.
Bei Wartungen und Geräteprüfungen werden viele Prüfprotokolle erzeugt, die zur Nachvollziehbarkeit übersichtlich abgelegt werden müssen. Zudem ist die regelmäßige Fortschreibung von Wartungsterminen erforderlich. Das kann schon bei einer kleineren Anzahl an Anlagen und Geräten hohe Aufwände nach sich ziehen. Der Dokumentenimporter importiert die Dokumente und hängt sie an die entsprechenden Datensätze an. Vorhandene Termine werden optional fortgeschrieben. Die Daten für die korrekte Zuordnung entnimmt der Dokumentenimporter den Dateinamen Ihrer Dokumente. Dabei sind jegliche Dokumententypen als Basis möglich. Weiterhin können weitere Angaben aus dem Dateinamen in die entsprechenden Felder des neuen Datensatzes übernommen werden.
