CONFERENCE
Konferenzraumverwaltung
Webbasiertes Buchen von Besprechungsräumen und dazugehörigen Objekten, wie Projektoren, Flipcharts oder Bestuhlung. Intuitiv bedienbar in Ihrem Intranet integriert.
Webbasiertes Buchen von Besprechungsräumen und dazugehörigen Objekten, wie Projektoren, Flipcharts oder Bestuhlung. Intuitiv bedienbar in Ihrem Intranet integriert.
Die Anwendung CONFERENCE für waveware® ermöglicht eine umfangreiche Verwaltung von Konferenz- und Besprechungsräumen. Eine integrierte Weboberfläche umfasst die einfache und komfortable Buchung von Konferenzräumen über das unternehmenseigene Intranet. Die für die Besprechung benötigte Raumausstattung kann bereits während der Reservierung über die Konferenzraumverwaltung angeschaut und konfiguriert werden.
Mit CONFERENCE können Anwender an zentraler Stelle, wie dem unternehmenseigenen Intranet, Besprechungsräume und Konferenzräume per Webbrowser reservieren. Die Konferenzraumverwaltung kann dabei auf Wunsch an die vorhandene Infrastruktur und Corporate Identity angepasst werden. Die Benutzeranmeldung lässt sich mit der Authentifizierung des Intranets koppeln und ermöglicht dadurch eine automatisierte Anmeldung. Mit dem Start des Reservierungs-Tools gelangt der Nutzer zunächst auf eine Übersichtsseite, welche alle bereits getätigten Raumbuchungen anzeigt. Mit vorhandener Reservierungs-ID kann nach einer bestimmten Raumreservierung gesucht werden. Ein Quick-Access ermöglicht zudem einen direkten Sprung in den Raumbuchungsprozess.
Über den Menüpunkt „Raumbuchung“ oder die übersichtliche Verfügbarkeitsanzeige kann das Planboard aufgerufen werden. Mit dem Planboard lassen sich neue Anfragen sowie Reservierungen mit allen relevanten Details in wenigen Schritten vornehmen. Das Besondere dabei sind die übersichtlich gehaltene Dateneingabe und das grafische Eingabewerkzeug für die Terminauswahl. Über Liegenschafts- oder Gebäudefilter kann die Konferenzraumsuche auf bestimmte Räume eingeschränkt werden. Die Eingabe einer Teilnehmerzahl sorgt zudem dafür, dass ausschließlich Räume mit ausreichender Kapazität zur Auswahl stehen. In der Ergebnisliste werden die geeigneten Räume und bereits vorhandene Reservierungen in einem grafischen Zeitverlauf dargestellt. Dieser Verlauf lässt sich auf Wunsch in der Wochen-, Monats- oder Agenda-Ansicht darstellen. Dies erleichtert die Planung und die im Planboard bereits integrierte Kollisionsprüfung vermeidet lästige Doppelbelegungen. Buchungsserien können über das Serienbuchungsformular erzeugt werden.
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Wurde über das Planboard die Zeitspanne der Reservierungsanfrage definiert, erscheinen dem Anwender neue Eingabemöglichkeiten, mit denen er seine Reservierungsanfrage für einen Besprechungs- oder Konferenzraum präzisieren kann. Es ist möglich, zwischen mehreren Bestuhlungsvarianten zu wählen, die für den jeweiligen Raum zur Verfügung stehen. Zudem lässt sich für den ausgewählten Raum ein Popup-Fenster mit allen definierten Infos und Bildern des Raums öffnen. Diese Daten können durch den Administrator direkt im waveware® FAT-Client gepflegt werden und stehen dem Kunden im Web im Planboard der Konferenzraumverwaltung zur Verfügung.
Buchungsmaske
Planboard
Rauminfo
Zum CONFERENCE-Basispaket erweitern optionale Aufbaupakete den Funktionsumfang der Konferenzraumverwaltung. Das Paket CONFERENCE-EQUIPMENT ermöglicht es Anwendern, während des Buchungsprozesses Konferenzzubehör wie beispielsweise Projektoren, Flipcharts, Medien-Koffer etc. hinzuzubuchen. Die Erweiterung CATERING kann sowohl einzeln als auch als Erweiterung des Basispakets CONFERENCE genutzt werden. Es umfasst die Bestellung von Catering-Artikeln, die Sie im Rahmen einer Veranstaltung optional vornehmen können.
Nach Angabe aller Basisinformationen kann über eine nach Kategorie filterbare Liste verfügbares Konferenzzubehör ausgewählt werden. Das Zubehör kann durch den Administrator verschiedenen Pools zugeordnet werden und steht somit entweder am gesamten Standort, in bestimmten Gebäuden oder raumgebunden zur Verfügung. Das Hinzufügen ist bereits während der Reservierung in der Konferenzraumverwaltung möglich und zeigt jeweils nur das zu den jeweiligen Zeiten verfügbare Zubehör an.
Im Nachgang zu einer Raumreservierung können Catering-Leistungen im selben Buchungsprozess ohne Medienbruch innerhalb der Konferenzraumverwaltung gebucht werden. Ist eine Besprechungsraumanfrage bereits vorhanden, zieht sich die Erweiterung Daten wie Datum, Uhrzeit, Ort (Raum), Ansprechpartner (ggf. mit hinterlegter Unternehmens-ID) und füllt die entsprechenden Formularfelder automatisch aus. Sie müssen nun nur noch die gewünschten Artikel und Mengen definieren, um die Bestellung auszulösen.
Einstellungen und die Pflege von Stammdaten werden über den waveware® FAT-Client im CONFERENCE-Paket vorgenommen. Administratoren können so Räume anlegen und beispielsweise Bestuhlungsvarianten definieren. Die eigentliche Buchung von Konferenz- und Besprechungsräumen erfolgt über die Nutzung des waveware® NETPROCESS-Clients. Dieser webbasierte ASP.NET-Client ermöglicht die leichtgängige und benutzerfreundliche Raumbuchung per Web. Über ein weiteres optionales Aufbaupaket können Administratoren Buchungen auch über die waveware® FAT-Client-Oberfläche vornehmen, in welcher die Webapplikation dann in vollem Umfang zur Verfügung steht. Weitere Features sind z.B. die Anzeige einer Buchungshistorie oder die Darstellung der E-Mail-Bodys im HTML-Format.
Jedes Unternehmen besitzt völlig individuelle Anforderungen und Prozesse. Die Konferenzraumverwaltung CONFERENCE bietet ihren Anwendern auf Wunsch einen hohen Komplexitätsgrad, der sich jedoch beliebig reduzieren lässt. Neben der optischen Einbindung in ein bereits vorhandenes Intranet lassen sich so viele weitere Bestandteile von CONFERENCE und dessen Aufbaupakete individualisieren. Beispielsweise können Sie die E-Mail-Benachrichtigungen zu sämtlichen Buchungsprozessen direkt im Client anpassen. Viele weitere kleine und große Einstellungen lassen sich auf Ihre Bedürfnisse individuell einrichten. Eine auf notwendige Eingaben reduzierte Weboberfläche stellt zudem einen schlanken Reservierungs- bzw. Buchungsprozess sicher und erhöht darüber hinaus maßgeblich die Nutzerakzeptanz Ihrer Konferenzraumverwaltung.
Legen Sie einen ständigen Vertreter fest, der in Ihrem Namen Raumreservierungen und Bestellungen einsehen und bearbeiten kann.
Sie können bis zu fünf Räume miteinander koppeln. Buchen Sie einen dieser Räume, werden die zugehörigen ebenfalls reserviert.
Bestimmte Leistungen von CONFERENCE stimmen nicht mit Ihren Unternehmensprozessen überein? Kein Problem. Auf Wunsch lassen sich individuell auf Sie zugeschnittene Anpassungen vornehmen.
